Viime vuosikymmenen aikana avoimien tilojen määräävä asema nykyaikaisissa toimistoissa on korostunut syrjäyttämällä muun tyyppiset avaruusjärjestelyt. Vaikka avoin tila parantaa työntekijöiden vuorovaikutusta ja vähentää kiinteistökustannuksia, se myös vaikeuttaa keskittymistä ja keskittymistä työhön, mikä vaikuttaa negatiivisesti tuottavuuteen ja voi viime kädessä olla suurempi kuin hyöty.
Tietysti käytännöllisesti katsoen kaikissa toimistoissa tulisi olla avoimet viestintäalueet, jotka lisäävät työntekijöiden vuorovaikutuksen tiheyttä ja tehokkuutta sekä lisäävät innovaatioiden todennäköisyyttä. Tällaiset alueet aiheuttavat kuitenkin visuaalista ja meluhäiriötä avoimissa tiloissa, jotka häiritsevät keskittymistä, ja keskittymistä vaativa työ on yhtä tärkeää kuin ryhmätyö. Siksi on syytä selvittää, mikä vaikuttaa keskittymiseen tarkalleen, miten voit välttää sen menettämisen ja kuinka yhdistää avoimet alueet osaavaan työhön.
Kaikki tietävät melun ja keskittymisen menetyksen ongelmasta avoimessa tilassa, mutta valitettavasti harvat ovat huolestuneita tästä asiasta. Ehkä koska ääntä ei voida nähdä, aliarvioimme sen merkityksen. Esimerkiksi jos toimistossa tapahtui vuoto, vaikkakaan ei kovin vakava, vastuuhenkilöstö alkoi heti korjata sitä. Ääni "vuotaa" voi olla yhtä vahingollista toimistotyölle, mutta jostain syystä jätämme tämän ongelman helposti huomiotta, toisin kuin märkä matto.
Haworth Research Centerin mukaan työntekijät menettävät keskimäärin 28% työajastaan toimiston häiriötekijöiden vuoksi. Tämän seurauksena heidän on aloitettava työpäivä aikaisin tai pysyttävä myöhässä voidakseen suorittaa kaikki hiljaisuutta ja keskittymistä vaativat tehtävät. Tämä ongelma ei ole läheskään uusi. Toimistotyöntekijät tarvitsevat usein paikkoja vetäytyä ja keskittyä, ja valitettavasti tämä tekijä otetaan vähiten huomioon avoimissa työtiloissa. Tutkimuksen tilastojen mukaan yli puolet kaikista työntekijöistä uskoo, että toimistossa on vaikea keskittyä, minkä vuoksi he tuhlaavat paljon aikaa.
Visuaalisen sekaannuksen ja melusaasteen lisäksi, jonka työntekijöiden on kohdattava avoimissa toimistoissa, heitä pommitetaan häiriötekijöillä, kuten sähköposteilla, surisevilla älypuhelimilla ja ponnahdusviesteillä. Ylimääräinen tieto jatkuvasta matkapuhelin- ja Internet-viestinnästä "lamauttaa" heidät, jättäen vähemmän aikaa keskittyä työhönsä ja epätyypillisiin ongelmanratkaisuihin. Ihmisen aivot toimivat samalla tavalla kuin tuhat vuotta sitten, mutta nyt meillä on kaikki nämä tekniikat, eikä biologiamme ole pysynyt niiden kehityksessä. Tietojen ylikuormituksesta tuli nopeasti merkittävä negatiivinen trendi inhimillisen pääoman markkinoilla.
Pitoisuuden menetys
Yhden tehtävän parissa työskennellessään ihminen voi keskittyä siten, että hän havaitsee vain tärkeänä pitämänsä informaation huomioimatta kaiken muun. Tämä on hämmästyttävä ihmisen aivojen kyky. Kuitenkin, kun esiintyy useita häiriötekijöitä, huomio siirtyy usein tehtävästä vähemmän tärkeään.
On tärkeää huomata, että häiriötekijät voidaan jakaa kahteen tyyppiin: sisäiseen ja ulkoiseen. Tutkimuksen mukaan työntekijöillä on keskimäärin 23 minuuttia aikaa keskittyä ja palata työhön ulkoisten häiriöiden keskeyttämänä. Mielenkiintoista on, että näin tehdessään he keskittyvät ainakin kahteen muuhun tehtävään ennen kuin palaavat aiemmin tekemiinsä tehtäviin.
Sisäiset tekijät ovat pääsääntöisesti henkilökohtaisia ajatuksia tai kokemuksia, jotka eivät liity suoraan työhön, esimerkiksi mitä syödä lounaaksi tai mitä illalle on jätetty. Sisäisten tekijöiden hajauttama työhön palaaminen, kuten kävi ilmi, on jonkin verran vaikeampi ja kestää noin 30-35 minuuttia. Siksi käytämme melko paljon kognitiivista työtä omien häiritsevien ajatusten hallitsemiseksi. Siksi on niin tärkeää minimoida ulkoisten tekijöiden vaikutus - loppujen lopuksi, mitä enemmän vaivaa tarvitaan ulkoisten tekijöiden käsittelemiseen, sitä useammin henkilö häiritsee ja sitä enemmän aikaa tuhlataan.
Mitä enemmän moniajo on, sitä pienempi hyötysuhde
Ihmisen aivot eivät kykene käsittelemään tietoa samalla tavalla kuin tietokone, joka voi suorittaa useita prosesseja samanaikaisesti. Ihmiset ovat yleensä enemmän toimintoja. Kun yritämme suorittaa kahta tai useampaa tehtävää, tunnemme usein, että teemme sen kerralla. Todellisuudessa vaihtamalla tehtävien välillä tuhlaamme paljon aikaa, ja mitä kauemmin ne suoritetaan, sitä enemmän menetämme keskittymiskykyä ja sitä enemmän virheitä teemme. Monet viittaavat jopa monitehtävään toisena häiriötekijänä, koska useat tehtävät yleensä vievät huomion keskenään.
Esimerkiksi meillä on tehtävä täyttää useita lasillisia yhdestä vesipullosta. Emme voi täyttää niitä samanaikaisesti, joten joko täytämme ne kokonaan yksi kerrallaan tai vähitellen palaamalla tyhjiin laskeihin uudestaan ja uudestaan. Ensimmäisessä tapauksessa selvästikin selviydymme nopeammin ja tehokkaammin, kun taas toisessa tapauksessa prosessi kestää kauemmin, kun voimme kaataa enemmän vettä lasien ohi. Ja mitä enemmän lasit, sitä kauemmin tämä prosessi kestää, ja sitä enemmän vettä vuotamme.
Teknologia voi olla erityisen haastavaa moniajoissa, koska kaikilla häiriötekijöillä olemme valmiita valmistautumaan häiriötekijöihin, ja useimmat ihmiset eivät yksinkertaisesti käsittele moniajoa hyvin. Siksi keskitymällä yhteen toimintaan työskentelemme tuottavammin. Varsinkin "virtaus" -tilassa.
Mene streamiin
Flow on psykologian käsite, jonka unkarilainen psykologi Mihai Csikszentmihalyi kehitti 1970-luvulla. Tämä termi viittaa henkiseen tilaan, jossa henkilö on täysin mukana tietyssä toiminnassa, motivoitunut, täynnä energiaa ja usein menettää ajankäytön. Tällä tavoin hän työskentelee paitsi tuottavammin myös luovemmin.
Ulkoiset häiriötekijät voivat häiritä keskittymistä, mutta niillä on vain vähän tai ei lainkaan vaikutuksia "virtauksen" tilassa oleviin. Esimerkiksi toimistossa oleva musiikki voidaan kokea häiritseväksi ja toinen melkein huomaamatta, vaikka molemmat keskittyvät samaan tehtävään. Tämä voi tarkoittaa, että toinen on jo tullut "virtauksen" tilaan, kun taas toinen vain yrittää tehdä sitä, mutta ulkoiset tekijät häiritsevät sitä.
Toisaalta ulkoisten ärsykkeiden ei tarvitse olla häiritseviä, mutta päinvastoin, ne voivat olla hyödyllisiä työn tekemiseen. Joskus on tarpeen ymmärtää ja arvioida ulkoinen tilanne ja ympäristö. Tämä tilannetietoisuus voi olla hyödyllistä tietyissä toiminnoissa. Esimerkiksi ajaessasi henkilö keskittyy, kun taas hänen on arvioitava erilaisia tilanteita: tie, liikennevalot, muut tienkäyttäjät.
Tuottava toimistotyö vaatii sekä tilannetietoisuutta että pääsyä”virtaavaan” tilaan. Valitettavasti on mahdotonta olla molemmissa osavaltioissa samanaikaisesti, joten työntekijöiden on vaihdettava niiden välillä, ottaen huomioon nykyiset tehtävät, olosuhteet sekä sisäiset ja ulkoiset tekijät. Toimistotilan tulisi tukea työtä kaikissa näissä osavaltioissa.
Keskitystyötilan suunnittelu
Häiriötekijät eivät katoa, mutta toimistotilan tulisi pitää työ keskittyneenä eikä luoda uusia esteitä "virtaavan" tilan saavuttamiselle.
Työntekijöiden työtarpeet muuttuvat koko päivän tehtävän mukaan. Esimerkiksi sinun on ensin lajiteltava postisi, soitettava useita puheluja, valmistauduttava sitten kokoukseen, keskusteltava tehtävistä kollegoiden kanssa ja sitten valmisteltava kaupallinen tarjous. Vain integroidulla lähestymistavalla suunnitteluun voit luoda tilaa, joka sopii kaikille luetelluille toiminnoille.
Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa toimistotilan järjestämiseen kattaa viisi periaatetta: monimuotoisuus, valinta, hallinta, tunnustaminen ja täydentäminen.
Monimuotoisuus. Älä valitse avoimia tai yksityisiä alueita, sinun on annettava työntekijöille molemmat ja annettava heille myös mahdollisuus valita sopiva tila kutakin tehtävää varten. Työtä, joka vaatii keskittymistä, voidaan tehdä millä tahansa alueella: joku on mukavampi avoimessa tilassa toimiston huminaa vasten, kun taas joku tarvitsee täydellisen hiljaisuuden syrjäisessä paikassa. Tärkeintä on, että molemmat tilatyypit esitetään toimistossa.
Valinta. Luota työntekijöihisi valita, missä, miten ja milloin he tekevät työnsä. Ja he itse pystyvät löytämään olosuhteet, joissa he ovat tuottavimpia.
Kontrolli. Anna työntekijöille hallita työpaikkaansa. Jos päätät kaiken heidän puolestaan, on todennäköistä, että erehdyt heidän mieltymyksiinsä. Esimerkiksi päättämällä poistaa meluhäiriöt työntekijöiden välillä ja eristää heidät yhteisistä tiloista, yritykset voivat merkittävästi heikentää kollegoiden vuorovaikutusta. Anna sen sijaan työntekijöille kyky säätää työpaikkansa yksityisyyttä, vuorovaikutustiheyttä kollegoiden kanssa sekä lisävarusteita, valon tasoa, lämpötilaa jne. Pelkkä oivallus siitä, että he voivat hallita työtilaa, voi kompensoida joitain häiriötekijöiden kielteisiä vaikutuksia.
Tunnustaminen. Pisteestä A pisteeseen B, sitten pisteeseen C pitäisi olla helppo päästä. Selkeiden ja yksinkertaisten asettelujen avulla ihmiset voivat liikkua nopeasti avaruudessa ja välttää hankalia tilanteita ja hukkaan menevää aikaa. Todella ymmärrettävän asettelun avulla työntekijä voi henkisesti kuvitella toimiston kartan, löytää siitä kollegoja ja ymmärtää intuitiivisesti kunkin vyöhykkeen tarkoituksen. Kun määrität toiminnalliset alueet selvästi, et ylikuormita työntekijöiden kognitiivisia prosesseja tarpeettomilla ajatuksilla, ja he ovat välittömästi valmiita ohjaamaan energiansa tehtävien suorittamiseen sen sijaan, että yrittäisivät liikkua avaruudessa.
Voimien täydentäminen. Anna työntekijöille aikaa ja tilaa taukoihin. Kun keskitymme työhön pitkään, kuluu paljon energiaa ja keho väsyy nopeammin. Aivomme tekevät todella hämmästyttäviä asioita antamalla meille keskittyä johonkin pitkäksi aikaa kiinnittämättä huomiota häiriötekijöihin. Siksi "lataaminen" tällaisen toiminnan jälkeen on yksinkertaisesti välttämätöntä. Yksi vaihtoehto ladata energiaasi on nauttia näkymästä ikkunasta samalla kun pidät lyhyen tauon työstä, ja minkä tahansa yrityksen tulisi tarjota tämä mahdollisuus. Voit myös pitää lyhyitä taukoja koko päivän napata välipalaa tai keskustella epävirallisten alueiden kollegoiden kanssa. Yksi tai kaksi pidempää taukoa, kuten käynti kuntosalilla tai kävely toimiston ulkopuolella, voivat tarjota tarvittavan energiankulutuksen pidempään työistuntoon. On tärkeää tarjota työntekijöille nämä vaihtoehdot, jotta heillä on aina energiaa työskennellä keskittyen.
Keskittymisongelma Venäjän toimistoissa
Haworth Business Interiorsin johtaja Denis Chernichkin antoi kommenttinsa tästä tutkimuksesta ja korreloi ne Venäjän todellisuuden kanssa.
”Keskittyminen avoimiin tiloihin Venäjällä ei ole yhtä kiireellinen kuin lännessä. Sanoisin jopa, että asia on vieläkin terävämpi. Tosiasia on, että esimerkiksi amerikkalaiset yritykset ovat suurimmaksi osaksi siirtymässä varovasti avoimeen tilaan ja käyttävät sitä vain tiettyihin alueisiin tai vyöhykkeisiin. Venäjän toimistoissa tämä muutos on tullut terävämmäksi ja suoraviivaisemmaksi ottamatta huomioon työntekijöiden toiminnan erityispiirteitä ja heidän työskentelytapoja. Lisäksi monissa yksitoikkoisten "penkkien" riveissä ei käytännössä ole minkäänlaisia rajoja tai akustisia esteitä. Miksi melu ja muut häiriötekijät saavuttavat kriittisen tason. Tämän vahvistaa tutkimuksemme Ideationista Venäjän toimistoissa, jonka tuloksena saamme jatkuvan vahvistuksen siitä, että melkein jokaisessa yrityksessä työntekijöiden suurin valitus on yksityisyyden puute ja keskittymiskyvyttömyys.
Jotta työntekijät voivat keskittyä tehtäviinsä, työtilan tulisi tarjota selkeästi määritellyt alueet tiimille, yksilölliselle ja kohdennetulle työlle. Näiden vyöhykkeiden ei pitäisi kilpailla, vaan täydentää toisiaan. Tämän tai toisen tilan suurempi vaihtelevuus ja saatavuus antaa työntekijöille mahdollisuuden käyttää parhaiten sopivaa ympäristöä nykyiseen tehtävään ja antaa heidän olla häiritsemättä naapureita.
Ja tietysti on erittäin tärkeää kouluttaa työntekijöitä tilan oikeaan käyttöön. Ihmiset on otettava mukaan muutosprosessiin alusta alkaen, koska on paljon helpompaa toteuttaa kollegoiden kanssa kommunikoimalla saatuja ideoita eikä pakottaa muita. Yritysten on vahvistettava uutta käyttäytymistä hyvin muotoilun muutosstrategian, viestinnän ja koulutuksen avulla. Tällöin he eivät kohtaa työntekijöiden vastustusta, ja innovaatioiden tehokkuus on mahdollisimman korkea. Perustuu Haworth-tutkimukseen
