Viime aikoina ketterän ja aktiiviseen työhön liittyvät käsitteet ovat saamassa yhä enemmän suosiota, ja monet yritykset harkitsevat jo mahdollisuutta ottaa ne käyttöön toimistossaan, mutta kokevat tiettyjä vaikeuksia. Johto ei useinkaan pysty tekemään tällaisia muutoksia peläten kohtaavansa työntekijöiden tyytymättömyyden ja tuottavuuden heikkenemisen.
Haworth Business Interiorsin johtaja Denis Chernichkin kertoi meille, miksi toimistosisustuksen konseptin muutos voi vaikuttaa kielteisesti yrityksen työhön ja mitä on otettava huomioon, jotta tila voidaan järjestää mahdollisimman tehokkaasti.
Mitkä ovat tärkeimmät vaikeudet sellaisten projektien toteuttamisessa kuin ketterä ja toimintaan perustuva työskentely?
- Näiden käsitteiden mukaisesti toteutetut toimistot edellyttävät ensinnäkin, että on olemassa monia erilaisia toiminnallisia alueita, jotka työntekijä voi valita oman harkintansa mukaan tehtävän ja toiminnan tyypin mukaan. Tämä monimuotoisuus antaa toimistoa suunniteltaessa niin vapauden toimia, että siitä vastuussa olevilla ihmisillä ei joskus ole aavistustakaan, mistä aloittaa, mihin keskittyä tai eivät päätä ollenkaan merkittävistä muutoksista. ja selitä arkkitehdille, mikä tulos on saavutettava. Yleensä sanamuodot ovat liian abstrakteja, perustuvat tunteisiin ja suuntauksiin pikemminkin kuin konkreettisiin tosiasioihin ja tilastoihin. Nämä toiveet eivät ole kaukana mielekkäästä, jäsennellystä ja laadukkaasta teknisestä toimeksiannosta, joka heijastaa tehokkaan tilan vaatimuksia tänään ja kolmen tai viiden vuoden etäisyydellä tietylle yritykselle. Tulos voi osoittautua sopimattomaksi asiakkaan odotuksiin.
Usein yritykset, jotka eivät ymmärrä mitä haluavat saada, alkavat kopioida olemassa olevien toimistojen ideoita sopeutumatta omiin tarpeisiinsa ja toteuttamalla niitä täysin eri tilassa, erilaisissa olosuhteissa, muissa tiimeissä, jotka eivät ole pohjimmiltaan valmiita hyväksymään sellaisia käsitteitä. Tämän seurauksena tämä johtaa merkittävään tuottavuuden laskuun.
Huolimatta siitä, että nämä vaikeudet ovat luontaisempia siirtymisessä ketterän ja aktiviteettipohjaisen työskentelyn käsitteisiin, ne voivat syntyä minkä tahansa tilan luomisessa. Tietysti on helpompaa luoda tavallinen "avoimen tilan" toimisto, jossa käytetään usein samantyyppisiä ratkaisuja, mutta myös tällaisissa tapauksissa esiintyy vaikeuksia tehokkaan tilan vaatimusten muotoilussa.
Kuinka määrität tehokkaan toimistotilan?
- Tämä on tila, joka tuo ihmiset yhteen ja jossa he ovat tuottavimpia ja tehokkaimpia. Tämä on ympäristö, jossa työryhmät tai yksittäiset asiantuntijat voivat maksimoida potentiaalinsa, kun ympäröivä tila ei estä heitä, mutta auttaa. Ja koska jokaisella tiimillä ja jokaisella asiantuntijalla on yksilölliset ominaisuudet, tehokas tila on ainutlaatuinen jokaiselle organisaatiolle. Ei ole olemassa yhtä skenaariota tai oikeaa vastausta, koska paljon riippuu yrityksen tavoitteista. Joillekin on tällä hetkellä tärkeää vähentää kustannuksia, pienentää neliömetriä henkilöä kohti, toisille - luoda uusi tuote tai tuoda uusi tekniikka markkinoille, toisille - lisätä asiakastyytyväisyyttä ja palvelun laatua. Joskus nämä tehtävät ovat ristiriidassa. Siksi jokaisen yrityksen on määritettävä, mitkä ovat sen tavoitteet, menestymisen kriteerit ja miten se saavutetaan, ja kuinka tila voi auttaa näiden tehtävien suorittamisessa.
Ehdotan, että aluksi määritetään yksi erittäin tärkeä parametri - organisaatiokulttuuri. Hän erottaa yritykset toisistaan. Tämä on erittäin tärkeä ominaisuus, jota aliarvioidaan usein markkinoillamme, vaikka sen merkitys on jo pitkään tunnustettu maailmassa. Yrityksesi kulttuurin tunteminen ja ymmärtäminen helpottaa sen tarvitseman tilan määrittämistä.
Kuinka kulttuuri voi liittyä avaruuteen?
- Kulttuuri vaikuttaa kirjaimellisesti kaikkiin organisaation toimintojen osa-alueisiin, mukaan lukien johto, liiketoimintaprosessit, luodut tuotteet, työntekijöiden houkuttelu ja säilyttäminen, päätöksentekojärjestelmä, maine ja paljon muuta. Se lisää turvallisuuden tunnetta, sitoutumista yritykseen ja vaikuttaa työntekijöiden tyytyväisyyteen ja tuottavuuteen. Siksi sitä pidetään usein organisaation täysimittaisena ja erittäin tärkeänä voimavarana.
Yleensä yrityksen kulttuuri liittyy muodollisiin asioihin, kuten yritysarvoihin, työnormeihin, käytännesääntöihin - ns. Näkyviin tekijöihin. Mutta on myös näkymättömiä tekijöitä, jotka määräävät ihmisten lausumattomat säännöt ja tavat. Tällä alueella myös työtilalla on tärkeä rooli, mukaan lukien arkkitehtuuri, sisustus ja huonekaluratkaisut. Työtila on siis tärkeä osa organisaatiokulttuuria ja sen on vastattava sitä. Se on kuin palapeli, joka on otettu toisesta sarjasta - se ei vain sovi naapurielementteihin, vaan pilaa koko kuvan kokonaan. Sama on avaruuden kanssa. Monin tavoin se muokkaa työntekijän työskentelytapaa, joten jos tila ei sovi nykyiseen kulttuuriin, ihmiset työskentelevät yrityksen arvojen vastaisesti.
On käynyt ilmi, että jos siirrät työntekijän toimistosta toiseen, joka eroaa huomattavasti edellisestä, hän työskentelee eri tavalla?
- Varmasti. Tietysti tämä muutos ei aina ole niin räikeä, mutta asia on, että tilatyyppi, siinä käytettävissä olevat toiminnot ja organisaatiokulttuuri yleensä määräävät, miten henkilö lähestyy tehtäviä, on vuorovaikutuksessa kollegoiden kanssa ja tekee päätöksiä. Loppujen lopuksi, vaikka emme yleensä ajattele sitä, kulttuurin vaikutus käyttäytymiseen on todella suuri. Paikan vaihtaminen kannattaa, ja me käyttäytymme jo tiedostamattomasti eri tavalla.
Pidän Winston Churchillin sanonnasta: "Ensin määritämme rakennuksemme muodon ja sitten rakennuksemme määrittävät käyttäytymisemme muodon." Ja todellakin on. Otetaan esimerkiksi vertailuksi ihmisten käyttäytyminen toimiston ulkopuolella - kalliissa ravintolassa ja tavallisessa pubissa. Ensimmäisessä tapauksessa yritämme sovittaa taso - muodollinen pukeutumistyyli, rauhallinen sävy, usein keskustelu älyllisistä aiheista. Mutta kuvittele, että olemme pubissa - käytöksemme on vapaampaa ja epävirallisempaa. Sama tapahtuu toimistoissa - tila vaikuttaa suoraan työntekijöiden käyttäytymiseen ja työskentelytyyliin.
Entä jos työntekijät eivät pidä tilasta, jossa he työskentelevät? Kuinka tämä vaikuttaa heihin?
- Tämä on erittäin tärkeä kysymys. Työntekijöiden tyytymättömyys toimistotilaan, jossa esimerkiksi on mahdotonta löytää mukavaa toiminnallista aluetta, joka sopii tiettyyn tehtävään, tai on paljon ärsyttäviä häiriötekijöitä, luo merkittävän kielteisen vaikutuksen. Valitettavasti työntekijät eivät kuitenkaan voi muuttaa olemassa olevaa tilaa yksin. Tällainen auktoriteetti kuuluu toimiston sisustuksen luomisesta vastaavien ammattilaisten harteille, joiden on otettava huomioon organisaation kulttuuriset ominaisuudet mukavimman ympäristön luomiseksi. Lisäksi yhden organisaation sisäisten osastojen erityyppisten toimintojen vuoksi on olemassa ns. Alakulttuureja, jotka on myös otettava huomioon suunnittelussa.
Me kaikki tiedämme, että eri maiden ja kaupunkien arkkitehtuuri eroaa toisistaan, heijastaa kulttuurisia piirteitä ja luo ainutlaatuisen ilmapiirin. Toimistossa kaikki on samanlaista - toimistotilan suunnittelun ja arkkitehtuurin tulisi heijastaa organisaation ja sen divisioonien yksilöllisyyttä.
Kuinka voit määritellä organisaatiokulttuurisi ja ymmärtää, mikä tila sopii siihen parhaiten?
- Se on oikeastaan melko yksinkertaista. Michiganin yliopiston professoreiden Cameronin ja Quinnin 25 vuoden tutkimukseen perustuva luokitus on "Kilpailevat arvot". Tutkijat ovat tunnistaneet yrityksissä neljä hallitsevaa arvoa: yhteistyö, kilpailu, luominen ja hallinta. Jokainen arvo liittyy työtilan ominaisuuksiin, jotka maksimoivat sen tuen. Muuten, monet asiantuntijat pitivät tämän mallin erittäin tehokkaana ja se sijoittui historian 50 parhaan yritystyökalun joukkoon Financial Times -luokituksen mukaan.
Katsotaanpa esimerkiksi yrityksiä, joissa Control-arvo hallitsee. Näille organisaatioille avain on tehdä työ "oikein". Niille on ominaista selkeä organisaatiorakenne, hierarkia, tiukka valvonta, runsaasti protokollia ja menettelyjä sekä työntekijöiden virallinen vuorovaikutus. Useimmiten nämä ovat suuria byrokraattisia yrityksiä ja valtion virastoja sekä talous- ja lakiosastoja. Tässä tapauksessa tilalle tulisi olla ominaista järjestetty, ymmärrettävä työpaikkojen järjestely, ylläpitää hierarkiaa ja tilaa, oltava varustettu korkeilla väliseinillä ja erityisillä vuorovaikutustiloilla, pikemminkin erillisillä kokoushuoneilla. Työpaikat ovat yleensä eristettyjä, jaoteltuina jäykästi osastoihin lähellä pomoa, konservatiivisia värejä käytetään usein sisätiloissa.
Vertailun vuoksi otetaan päinvastainen arvo "Luominen". Yrityksille, joita tämä arvo hallitsee, on ominaista halu tehdä ensin tuote tai palvelu, ne keskittyvät innovaatioihin, valmiiseen ajatteluun, haluun tulla johtajaksi uuden kehityksen ja nopeamman markkinoinnin kautta. ainutlaatuinen tarjous. Tämä tyyppi liittyy usein IT-yrityksiin sekä luoviin markkinointitoimistoihin, mutta itse asiassa melkein jokaisella yrityksellä, joka luo oman tuotteen, on tämä arvo, varsinkin jos se on johtavassa asemassa alallaan. Tällaisille yrityksille on äärimmäisen tärkeää pystyä pitämään ryhmäkeskusteluja, aivoriihiä, kokouksia, jakamaan epämuodollisesti ideoitaan kollegoiden kanssa milloin tahansa. Siksi tämän tyyppinen organisaatio vaatii monia eri paikkoja yksilölliselle keskitetylle työlle, samoin kuin kollektiiviselle vuorovaikutukselle ja spontaaneille kokouksille, suuria pintoja tiedon visuaaliseen esittämiseen, tilavampia tiloja hyvällä näkökulmalla, koska ne edistävät mielikuvitusta, monimutkaisempia ja orgaaninen ulkoasu, yhtenäisyyden puute suunnittelussa ja toistossa, inspiroivat sisustusratkaisut, vähemmän rajoituksia ja enemmän vapautta sekä monia erilaisia luovuuden ja hyvän akustiikan alueita, koska luova prosessi tuhoutuu helposti.
Mutta tärkeintä on muistaa, että jokainen yritys yhdistää aina kaikki neljä arvoa. Pääsääntöisesti kaksi niistä hallitsee, mutta joka tapauksessa yrityksen organisaatiokulttuuri on ainutlaatuinen yhdistelmä kaikkia näitä arvoja, jotka ovat läsnä tietyissä suhteissa. Siksi et voi löytää yrityksiä, joilla on sama kulttuuri. Kun tiedät oman organisaatiokulttuurisi ja ymmärrät avainarvojen tasapainon, saat selkeän kuvan siitä, mitä tilaa tarvitaan kullekin osastolle ja koko yritykselle.
Kuinka tarkalleen tunnistat yrityksen kulttuurin?
- Yrityksen ja sen divisioonien organisaatiokulttuurin selkeä diagnosointi edellyttää kattavaa tieteellistä lähestymistapaa. Meillä HAWORTHilla on oma patentoitu CultureLENS ™ -menetelmä tällaisen tutkimuksen tekemiseksi. Tietotekniikan ansiosta kaikki työntekijät voivat osallistua tähän tutkimukseen vastaamalla etänä kysymyksiin nykyisen organisaatiokulttuurin analysoimiseksi. Ylimmän tason johtajat vastaavat lisäkysymyksiin, jotka auttavat määrittämään ensisijaisen organisaatiokulttuurin, jonka he haluavat nähdä yrityksessään 2-3 vuoden kuluttua. Kaikki vastaukset käsitellään tietokoneella, jolloin toimistotilojen asiantuntijat ja strategit voivat laatia yksilöllisiä johtopäätöksiä ja suosituksia asiakkaalle. Esimerkiksi nykyisten ja ensisijaisten kulttuurien vertaaminen voi auttaa sinua ymmärtämään, mihin suuntaan on siirryttävä ja mitkä muutokset on toteutettava toimistotilassa haluttujen tulosten saavuttamiseksi aiheuttamatta henkilöstön hylkäämistä ja vastustusta.
Ymmärränkö oikein, että organisaatiokulttuurin tutkimuksen tulokset muodostavat perustan toimiston suunnittelulle? Pitääkö asiakkaiden tarjota jotain muuta?
- Kyllä, tutkimuksen tulos on yksityiskohtainen raportti, joka on lyhyt kuvaus, yksityiskohtainen toimeksianto tulevan toimiston perustamiseksi ja esimerkkejä tilaratkaisuista, jotka tukevat tutkitun yrityksen ensisijaista organisaatiokulttuuria. Mutta puhuin vain yhdestä työkalusta, vaikkakin perustavanlaatuisesta. Organisaatiokulttuurin lisäksi on tärkeää ymmärtää organisaation muut yksilölliset piirteet - olemassa olevat työtavat, osastojen ja työntekijöiden väliset vuorovaikutustyypit, tilastot työpaikkojen ja yhteisten paikkojen käytöstä, henkilökohtainen tyytyväisyys nykyiseen työtilaan jne. On olemassa lisätutkimuksia, joiden avulla yritykset voivat tunnistaa kaikki nämä ominaisuudet.
Lopuksi haluan korostaa vielä kerran, että jokaisen yrityksen on suunniteltava uusi toimisto tai suoritettava kunnostuksia olemassa olevassa toimistossa, analysoitava huolellisesti itsensä ja tarpeensa. On mahdollista, että tämän organisaation ei tarvitse siirtyä ketterään tai toimintaan perustuvaan työskentelyyn. Kenelläkään ei ole tehtävää seurata muotia tai olla trendikäs, meidän vastuullamme on luoda oikea tila, joka lisää tuottavuutta, tyytyväisyyttä ja työntekijöiden sitoutumista. Loppujen lopuksi ihmiset ovat minkä tahansa yrityksen tärkein voimavara.
